Umzug ins Büro? Yelp! Kein Grund zur Sorge. Auch wenn man sagt, dass ein Umzug eines der stressigsten Dinge ist, die man tun kann, keine Angst. Wir sind hier, um Ihnen zu zeigen, dass Geschäftsumzug kann mühelos sein, wenn Sie wissen, wie. Folgen Sie unserem ultimativen Büroumzug Checkliste um herauszufinden, wie ein erfolgreicher Büroumzug ohne Stress, Überforderung oder Frustration gelingt.
Von sperrigen Möbeln bis hin zu kleinen, zerbrechlichen Gegenständen, die besondere Sorgfalt erfordern, behandeln wir die Logistik von Umzügen und geben einige praktische Tipps für den Büroumzug. Mit unserer kostenlosen Checkliste für Büroumzüge können Sie Zeit sparen und, was noch wichtiger ist, Ihr Unternehmen so wenig wie möglich beeinträchtigen. Sehen wir uns zunächst einige hilfreiche Tipps zum Büroumzug.
Tipps für einen erfolgreichen Büroumzug
Ein Büroumzug ist mit großer Verantwortung verbunden. Ein Büroumzugsprojekt kann leicht im Chaos enden. Sie werden bald feststellen, dass Dinge keinen Platz haben, Büromöbel problematisch werden und kleine Gegenstände verloren gehen. Wie können Sie den Übergang so nahtlos wie möglich gestalten? Die Antwort lautet: durch vorausschauende Planung. Die Planung vor dem Umzugstermin stellt sicher, dass die Teammitglieder wissen, welche Rolle sie beim Umzug spielen, dass große und kleine Gegenstände ohne Probleme transportiert werden können und dass Ihre Büroräume immer noch ein Ort sind, an dem jeder Mitarbeiter seine Arbeit ungestört erledigen kann. Außerdem hilft es Ihnen, den Überblick zu behalten über Kosten für einen Büroumzug wenn Sie vorher eine klare Vorstellung von Ihrem Budget haben.
Welche anderen Möglichkeiten gibt es, den Umzugstag mühelos zu gestalten? Erstens: Schreibtische und Möbel müssen abgebaut werden. Da dies im weiteren Verlauf des Umzugs zu Problemen führen kann, ist es am effektivsten, ein erfahrenes Umzugsunternehmen zu beauftragen, insbesondere für größere Aufgaben wie den Transport sperriger Möbel oder Gegenstände. Professionelle Umzugsunternehmen verfügen über ein erfahrenes Umzugsteam, das weiß, wie man einen Umzug koordiniert. Unabhängig davon, ob Sie einen Projektleiter benennen oder nicht, stellt ein Umzugsunternehmen sicher, dass alle Gegenstände in gleichem Zustand an Ihrem neuen Bürostandort ankommen, ohne dass es unterwegs zu "GROSSEN" Problemen kommt. Unabhängig davon, ob Ihr Umzug groß oder klein ist, ein Umzugsunternehmen wird Ihnen helfen Organisieren Sie Ihren Büroumzug nahtlos.
Im Folgenden finden Sie einige weitere hochwirksame Umzugstipps, die Sie berücksichtigen sollten:
Kommunikation
Einer der wichtigsten Aspekte Ihres Umzugs ist die Kommunikation. Büromanager sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die erforderliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem Umzug verfügen und ihre Aufgaben verstehen, wenn es darum geht Verpackung ihre einzelnen Posten. Wenn Sie einen Projektleiter benennen, teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wer dies ist.
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter Karton Kisten zum Einpacken ihres Arbeitsbereichs. Für schwerere oder hochwertigere Gegenstände können zusätzlich Holzkisten erforderlich sein. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alles in einwandfreiem Zustand an Ihrem neuen Standort ankommt. Vergessen Sie nicht, dass jede Kiste deutlich gekennzeichnet sein muss, damit Sie erkennen können, was sich darin befindet.
Weniger Unordnung
Ein Umzug bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Büro neu zu organisieren, zu verkleinern und entrümpeln. Wenn Sie noch nicht vollständig digitalisiert haben, ist jetzt vielleicht der perfekte Zeitpunkt, um den Wechsel zu vollziehen. In jedem Büro gibt es Akten und Ordner, die nicht mehr gebraucht werden und nur noch Staub ansetzen.
Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr brauchen, durch Schreddern und übertragen Sie alle anderen Dateien auf einen digitalen Cloud-Speicher. Werfen Sie beschädigte Schreibtische weg oder spenden Sie sie, StühleKüchengeräte, nicht mehr benötigte Schreibwaren und Zubehör. Sie können auch Gegenstände, einschließlich Dokumente, in gewerbliche Lagerung.
Sichtbar machen
Sorgen Sie dafür, dass Ihr neuer Standort überall auf Plakaten sichtbar ist, sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Öffentlichkeit. Dies ist eine Gelegenheit, Werbung zu machen, und hat die geringsten Auswirkungen auf den Fortbestand Ihres Unternehmens, ohne dass Sie auf dem Weg dorthin Kunden verlieren. Weisen Sie darauf hin, dass Sie in neue Räumlichkeiten umziehen, weil Sie expandieren. Sie könnten diesen Aspekt sogar nutzen, um mehr Aufträge zu erhalten. Stellen Sie nur sicher, dass Sie klare Anweisungen geben, wie Sie Ihre neuen Räumlichkeiten finden können.
Sauber!
Die Reinigung ist ein grundlegender Bestandteil eines Umzugs und in der Regel ein notwendiger Prozess, da sich unter den Einrichtungsgegenständen leicht Staub und Schmutz ansammeln können. Ziehen Sie in Erwägung, einen professionellen Reinigungsdienst zu beauftragen, der über Erfahrung in der Büroreinigung verfügt. Sie beseitigen Staub, Schmutz und Dreck und sorgen dafür, dass Ihre Büroräume makellos aussehen - eine wichtige Aufgabe, wenn Sie Ihr Büro vermieten wollen.
Erstellen Sie eine individuelle Checkliste
Es ist unerlässlich, dass Ihr Unternehmen bis zum Umzugstag läuft. Wenn Sie mindestens 6 Wochen vor dem Umzug und bis zum Tag des Umzugs eine individuelle Checkliste der Dinge erstellen, die erledigt werden müssen, wird der Übergang reibungslos verlaufen. Sie hilft Ihnen, sich in einem größeren Rahmen zu organisieren, von der Vermessung Ihrer neuen Büroräume bis hin zur Einrichtung neuer Telefon- und Internetanschlüsse und der Unterstützung Ihrer IT-Mitarbeiter beim Anschluss aller Stockwerke. Wenn Sie selbst nicht über die nötige Erfahrung verfügen, kann Ihnen ein IT-Supportdienst bei der Einrichtung eines neuen Netzwerks für Ihr Büro behilflich sein.
Ultimative Checkliste für Büroumzüge
Sie wissen nicht, was Sie auf Ihre Checkliste setzen sollen? Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste für den Büroumzug, um den Anfang zu machen. Eine spezielle Checkliste stellt sicher, dass nichts übersehen oder zurückgelassen wird. Sie sollten jeden Aspekt Ihres Unternehmens in jeder Phase des Umzugsprozesses berücksichtigen. Mit unserer praktischen Checkliste für den Büroumzug bleibt kein Punkt unbemerkt. Hier erfahren Sie, worauf Sie in jeder Phase achten sollten. Stellen Sie sich diesen Prozess wie einen Umzug vor, und Sie werden in der Lage sein, einen effizienten und kostengünstigen Prozess zu koordinieren, ohne Ihr Geschäft zu unterbrechen.
6 Monate vor dem Umzug
Jetzt ist es an der Zeit, über die logistische Seite des Prozesses nachzudenken. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie sich und Ihrem Managementteam stellen sollten, sowie einige zusätzliche Büroumzug Tipps.
- Gibt es Probleme bei der Gebäudewartung, die vor Beginn des Umzugs gelöst werden müssen?
- Ernennen Sie ein Planungsteam und weisen Sie jedem eine Rolle zu, um die Last und die Verantwortung zu teilen.
- Haben Sie irgendwelche potenziell schwierigen Gegenstände zu transportieren?
- Benötigen Sie Umzugsversicherung um hochwertige Gegenstände zu decken?
- Ist die Aufgabe so groß, dass Sie vielleicht externe Hilfe in Anspruch nehmen müssen? Wenn ja, suchen Sie nach Unternehmen in Ihrer Nähe, die den von Ihnen gewünschten Umzugstermin abdecken können.
- Beginnen Sie mit der Entrümpelung und lagern Sie ggf. alle Gegenstände ein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein monatliches Budget für eventuelle Notfälle oder für eine Feier am Ende des Umzugs haben!
3 Monate vor dem Umzug
Es ist an der Zeit, den Ball mit konkreten Maßnahmen ins Rollen zu bringen. Achten Sie darauf, dass Sie alle Beteiligten über wichtige Termine und mögliche Störungen informieren.
- Sobald Ihr Umzugstermin feststeht, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Entweder Sie bereiten sich darauf vor, den Umzug mit Ihrer Belegschaft zu bewältigen, oder Sie planen im Voraus und buchen einen Termin, um einen erfahrenen Unternehmen für gewerbliche Umzüge. Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihnen bei Ihrem Umzug helfen können, sehen Sie sich diese Fallstudie Büroumzug!
- Informieren Sie Ihren Vermieter oder Ihre Hausverwaltung über den geplanten Umzug und sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertrag zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt endet.
- Intern müssen Sie einen Umzugsplan erstellen. An dieser Stelle stellen Sie ein Team ausgewählter Personen zusammen, die sich am Umzugsprozess beteiligen. Weisen Sie ihnen Aufgaben zu, die bei der Koordinierung des Umzugs helfen.
- Bestellen Sie spezielle Hilfsmittel für den Umzug, z. B. Lastwagen, Umzugskörbe usw. Wenn Sie ein spezialisiertes Unternehmen beauftragen, müssen Sie dies möglicherweise nicht tun.
- Bestellen Sie die Geräte, die Sie ersetzen möchten. Wenn Sie sie jetzt bestellen, sind sie zum Umzugstermin bereit.
- Sorgen Sie für externe Aufbewahrungsmöglichkeiten für alle neu gekauften Gegenstände.
Ein Monat vor dem Umzug
Der Umzugsprozess wird nun allmählich zur Realität.
- Jetzt ist es an der Zeit, alles Wesentliche, wie Bilder, Bürodekoration, Plaketten und Trophäen, in Kartons zu verpacken. Sie sollten mit dem Einpacken aller Gegenstände beginnen, die den täglichen Betrieb Ihres Büros nicht beeinträchtigen werden. Damit beginnen Sie, den Umzug Stück für Stück zu planen. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Gegenstand mit Fotos dokumentieren, für den Fall, dass etwas verloren geht.
- Zeichnen Sie neue Büropläne und Standorte für jede Abteilung, Besprechungsräume und Einzelbüros.
- Machen Sie ein Inventar aller Gegenstände, die Sie umziehen wollen. Kreuzen Sie diese beim Packen an. Denken Sie daran, jedes Paket zu beschriften und Fotos zu machen.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihr Umzugsmaterial zusammengetragen haben, einschließlich:
- Pappkartons
- Packband
- Etikettiergeräte
- Informieren Sie Ihre Kunden und Klienten per E-Mail über Ihre neuen Geschäftsräume sowie über eventuelle Änderungen der Öffnungszeiten während des Umzugs.
- Falls von den Arbeitnehmern gewünscht, müssen Parkscheine organisiert werden.
- Legen Sie fest, ob Sie eine Reinigungsfirma für die Endreinigung Ihres Büros beauftragen wollen. Wenn ja, buchen Sie diese für die Zeit nach dem Umzugstermin.
Eine Woche vor dem Umzug
Es ist an der Zeit, die letzten Änderungen vorzunehmen.
- Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Umzugsteam oder den Umzugskoordinatoren. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über die Situation Bescheid weiß. Außerdem können Sie alternative Pläne machen, falls jemand aus Ihrem Team nicht verfügbar ist.
- Inspizieren Sie Ihre neuen Räumlichkeiten, um sicherzustellen, dass sie für den Umzug geeignet sind. Dies dient auch der Gesundheit und Sicherheit, da sichergestellt wird, dass es keine Stolperfallen gibt, keine Kabel aus der Wand ragen und alle elektrischen Leitungen, Lampen und Steckdosen voll funktionsfähig sind.
- Legen Sie einen Tag in der Woche fest, an dem die Mitarbeiter ihre Sachen vor dem Umzug packen können.
- Vergewissern Sie sich am Tag vor dem Umzug, dass alle Schutzmaterialien zur Verfügung stehen, z. B. Schutzdecken oder Klebeband zum Abdecken von Wänden an engen Ecken. So können Sie Kratzer, Schrammen, Dellen und Schäden an Wänden und Farbe vermeiden.
- Packen Sie alle Gegenstände ein und stellen Sie sicher, dass sie vollständig geschützt sind. Bringen Sie sperrige Gegenstände in die Nähe des Hauptausgangs, damit Sie diese zuerst in den Transporter laden können.
Am Tag des Umzugs und nach dem Umzug
Der große Tag ist gekommen. Wenn Sie gut vorbereitet sind, brauchen Sie sich um nichts zu kümmern.
- Bewegen Sie größere, sperrige Gegenstände zuerst.
- Bewegen Sie kleinere Gegenstände zuletzt, da diese von den Mitarbeitern in ihren Autos oder Fahrzeugen (falls erforderlich) transportiert werden können.
- Beginnen Sie mit dem Einrichten Ihres neuen Büros. Sobald Sie die Einrichtungsgegenstände und Möbel ausgeladen und installiert haben, ist es an der Zeit, mit dem Ausladen Ihrer IT-Ausrüstung zu beginnen.
- Installieren Sie alle IT-Geräte, Telefone, Technologie und Zubehör. Vergewissern Sie sich, dass diese korrekt funktionieren, bevor Sie die Telefonverbindung und die Interneteinstellungen überprüfen.
- Packen Sie kleinere Gegenstände zuletzt aus.
- Gehen Sie Ihr Inventar durch, um zu überprüfen, ob alles an Ihrem neuen Bestimmungsort angekommen ist.
- Machen Sie eine Liste der fehlenden Gegenstände - Sie können versuchen, diese in Ihrem alten Büro zu finden.
- Gehen Sie in Ihrem neuen Büro umher, um festzustellen, ob alle Gegenstände eingerichtet sind.
- Überprüfen Sie Ihre alten Büroräume auf Gegenstände, die Sie vielleicht übersehen haben. Wenn Sie das Büro selbst reinigen, müssen Sie dies nach Ihrem Umzug tun.
- Wenn Sie eine Reinigungsfirma beauftragt haben, vergewissern Sie sich, dass diese nach Ihrem Umzug die Schlüssel für die Wohnung hat.
- Besichtigung der Räumlichkeiten nach der Reinigung zur Kontrolle.
- Geben Sie die Schlüssel an den Eigentümer Ihres Gebäudes zurück.
Wir bieten einen kompletten Umzugs- und Lagerservice für Büroumzüge
Jetzt, da Sie wissen, was bei der Planung eines Büroumzugs zu beachten ist, und unsere effektiven Tipps für einen Büroumzug kennen, können Sie mit der Planung eines nahtlosen Übergangs zwischen verschiedenen Standorten beginnen. Nutzen Sie unsere Checkliste für Büroumzüge, um Ihren großen Umzug vorzubereiten. Wenn Sie sich die Zeit und den Aufwand für die Planung Ihres Umzugs ersparen wollen, können Sie dies auch tun, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf für eine durchgängige Büroumzüge und Speicherdienst.
